Was ist Zoho One? Der komplette Guide zum Betriebssystem für Unternehmen (2026)

Was ist Zoho One? 45+ Business-Apps, ein Preis. Alles über Funktionen, Preise, Einrichtung und für wen sich die Suite lohnt. Der umfassendste Guide auf Deutsch.

Zoho One ist das, was Microsoft 365 oder Google Workspace gerne wären — ein komplettes Betriebssystem für dein Unternehmen. Nicht nur E-Mail und Office, sondern CRM, Buchhaltung, Helpdesk, Marketing, HR, Projektmanagement und über 30 weitere Apps. Alles in einem Paket, alles miteinander verbunden, ein Login, eine Rechnung.

Klingt zu gut, um wahr zu sein? In gewisser Weise ist es das auch — denn nicht alle 45+ Apps sind gleich stark, und die Einrichtung ist kein Selbstläufer. Aber für KMUs, die ihren Tool-Wildwuchs beenden wollen, ist Zoho One aktuell das beste Angebot am Markt.

In diesem Guide erkläre ich dir alles: Was steckt drin, was kostet es, wie richtest du es ein, und für wen lohnt es sich wirklich. Basierend auf meiner Erfahrung als Zoho-Berater und drei ausführlichen Video-Tutorials, die ich auf YouTube veröffentlicht habe.

Zoho One in 60 Sekunden

Zoho One ist eine Cloud-basierte Business-Suite mit über 45 integrierten Anwendungen. Für $37 pro User und Monat (jährlich, All-Employee-Plan) bekommst du alles, was ein modernes Unternehmen braucht — vom CRM über die Buchhaltung bis zum Helpdesk. Kein Zusammenstückeln von einzelnen Tools, keine Integrationsprobleme, keine fünf verschiedenen Logins.

Das Besondere: Alle Apps sind nativ miteinander verbunden. Ein Lead aus dem CRM wird zum Kunden, sein Projekt taucht in Zoho Projects auf, die Rechnung geht über Zoho Books raus, und wenn er eine Support-Anfrage stellt, sieht der Agent in Zoho Desk die komplette Historie. Das ist kein Marketing-Versprechen — das funktioniert wirklich so, wenn du es richtig einrichtest.

Alle Apps im Überblick

Zoho One enthält aktuell 46 Apps (und es werden regelmässig mehr). Hier die wichtigsten, nach Geschäftsbereich sortiert. Eine detaillierte Übersicht aller Apps findest du auf unserer Zoho-Übersichtsseite.

Vertrieb

Zoho CRM ist das Herzstück. Alle Kundeninformationen laufen hier zusammen — Projekte, Marketing-Kampagnen, Verträge, Formulare, Termine, Telefonate. CRM steht für Customer Relationship Management, und Zoho CRM gehört zu den besten am Markt für KMUs. Pipeline-Management, Automations, KI-gestützte Deal-Prognosen mit Zia, Canvas-Designer für Custom-Layouts — das Ding kann richtig viel. In Zoho One bekommst du die Enterprise-Edition.

Zoho Bigin ist die kleine Schwester vom CRM. Ein bewusst abgespecktes CRM mit einem grossen Vorteil: Die mobilen Apps sind besser durchdacht. Bigin synchronisiert mit dem grossen CRM, sodass Aussendienst-Mitarbeitende, die viel unterwegs sind, die bessere App nutzen können, während im Büro die volle CRM-Power läuft.

Zoho Forms ist ein Formular-Baukasten, der in den letzten Jahren extrem stark geworden ist. Webformulare, Umfragen, Registrierungen — alles verbunden mit CRM, Desk und den anderen Apps.

Zoho SalesIQ ist das Pop-up unten rechts auf der Website, das Live-Chat ermöglicht. Aber es kann viel mehr: KI-gestützte Chatbots mit eigener Knowledge Base, Visitor-Tracking, Lead-Scoring basierend auf Website-Verhalten. Kein Vergleich zu den simplen Chatbots von 2010.

Zoho Bookings ist eine Terminplanungssoftware ähnlich wie Calendly. Mittlerweile sehr mächtig — ich persönlich vermisse keine Features mehr, die ich aus anderen Lösungen kenne.

Zoho Sign ermöglicht rechtssichere digitale Unterschriften. Dokumente direkt in Zoho erstellen oder als PDF hochladen und unterschreiben lassen.

Marketing

Zoho Social verwaltet deine gesamten Social-Media-Kanäle: Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn. Beiträge planen, Kommentare und Nachrichten zentral verwalten, Statistiken auswerten.

Zoho Campaigns ist die einfachere der zwei E-Mail-Marketing-Lösungen. Newsletter, automatische E-Mail-Sequenzen, Kontaktlisten-Management. Für die meisten KMUs reicht das völlig aus.

Zoho Marketing Automation ist die grosse Schwester. Komplexe Marketing-Workflows, WhatsApp-Integration, Auswertungen aus SalesIQ-Kampagnen — hier geht deutlich mehr, aber es ist auch komplexer.

Zoho Survey ist ein Umfragetool. Kundenzufriedenheit messen, Feedback einholen, und — cleverer Trick — die Bewertungen per KI in einen Text umwandeln lassen, den der Kunde dann z.B. bei Google oder ProvenExpert als Rezension verwenden kann.

Zoho PageSense bietet A/B-Tests, Heatmaps und Conversion-Tracking für deine Website. Ein Tool, das viele erst spät entdecken, aber das enorm wertvoll ist, wenn du deine Website optimieren willst.

Zoho Sites und Zoho LandingPage: Sites ist ein Homepage-Baukasten — ehrlich gesagt nicht meine Empfehlung. LandingPage ist besser für einzelne Landingpages, aber für professionelle Seiten empfehle ich Onepage.io oder spezialisierte Lösungen.

Kundenservice

Zoho Desk ist ein vollwertiger Helpdesk mit Multichannel-Support: E-Mail, Chat, WhatsApp, Social Media, Telefon. Ticket-Management, Knowledge Base, SLAs und Blueprint-Automation. In Zoho One bekommst du die Enterprise-Edition — das sind Features, für die du bei Zendesk über $100 pro Agent zahlst.

Zoho Assist ermöglicht Fernzugriff und Fernwartung. Praktisch für IT-Support-Teams oder wenn du Kunden remote helfen musst.

Finanzen

Zoho Books deckt Buchhaltung ab: Rechnungen, Ausgaben, Bankabgleich, Umsatzsteuer. Für die Schweiz gibt es Einschränkungen (QR-Rechnungen funktionieren, aber die Lokalisierung ist nicht so tief wie bei bexio). Für Deutschland und Österreich funktioniert es gut.

Zoho Invoice ist die reine Rechnungslösung, wenn du Books nicht brauchst.

Zoho Expense verwaltet Mitarbeiter-Spesen: Belege scannen, Genehmigungsworkflows, automatische Abrechnung.

Projektmanagement

Zoho Projects ist echtes Projektmanagement: Gantt-Charts mit Critical Path, Timesheets, Budget-Tracking, Issue Tracker. Die Enterprise-Edition ist in Zoho One enthalten. Für Teams, die neben Asana oder Monday auch Budget und Zeiterfassung brauchen, eine starke Alternative.

Zoho Sprints ist das agile Pendant für Software-Teams: Scrum Boards, Sprint Planning, Velocity Charts.

HR

Zoho People ist die HR-Management-Lösung: Mitarbeiterdaten, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Performance Reviews, Organigramm.

Zoho Recruit deckt das Recruiting ab: Stellenausschreibungen, Bewerber-Tracking, Karriereseiten.

Analytics & Automatisierung

Zoho Analytics ist eine vollwertige BI-Plattform. Daten aus CRM, Desk, Projects, Books und externen Quellen kombinieren, Custom Dashboards bauen, automatisierte Reports verschicken. Viele Kunden sagen mir, dass Analytics allein schon den Preis von Zoho One rechtfertigt.

Zoho Flow ist Zohos Zapier-Alternative — nativ im Ökosystem. «Wenn Deal gewonnen → Projekt erstellen → Willkommensmail senden → Rechnung generieren.» End-to-End-Prozesse ohne Drittanbieter-Tools.

Zoho Creator ist eine Low-Code-Plattform, mit der du eigene Apps und Workflows bauen kannst, ohne programmieren zu müssen.

Produktivität

Zoho Mail ist eine vollwertige E-Mail-Lösung. Werbefrei, sicher, DSGVO-konform. Du kannst deine Domain verbinden und hast eine saubere Business-E-Mail.

Zoho Writer, Sheet, Show sind die Office-Apps: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen. Vergleichbar mit Google Docs — nicht so mächtig wie Microsoft Office, aber für die meisten Anwendungsfälle ausreichend.

Zoho WorkDrive ist der Cloud-Speicher: Team-Ordner, Berechtigungen, Versionierung. Ähnlich wie Google Drive oder OneDrive.

Zoho Cliq ist die Team-Chat-Lösung. Funktional, aber kein Slack-Killer.

Was ist in Zoho One NICHT enthalten?

Im Zoho-Universum gibt es noch mehr Apps, die aber nicht in Zoho One enthalten sind. Wichtig zu wissen:

Zoho Commerce (E-Commerce) ist nur teilweise enthalten
Zoho ERP existiert aktuell nur für den indischen Markt (DACH-Version frühestens 2027/2028)
Manche Enterprise-Features einzelner Apps (z.B. Zoho CRM Ultimate statt Enterprise) sind nicht im One-Paket

Für 98% aller KMUs reichen die enthaltenen Editionen aber völlig aus. CRM Enterprise bietet alles, was du brauchst — Ultimate hat nur noch mehr Anpassungsmöglichkeiten, die die wenigsten jemals nutzen.

Preise: So funktioniert’s

Die Preisstruktur von Zoho One verwirrt viele. Dabei ist sie eigentlich einfach — es gibt nur zwei Modelle.

All-Employee-Plan (empfohlen)

Abrechnung	Preis pro User/Monat
Jährlich	$37 (~€34)
Monatlich	$45 (~€42)

Die Bedingung: Du musst für jeden Mitarbeiter eine Lizenz kaufen. Auch für die, die Zoho kaum nutzen. Auch für die Reinigungskraft, wenn du es streng nimmst. Der Vorteil: Der Preis pro User ist unschlagbar günstig.

Meine Empfehlung: Monatlich abrechnen. Ja, es ist etwas teurer, aber du bist flexibel bei Mitarbeiter-Zu- und Abgängen. Wenn du jährlich zahlst und ein Mitarbeiter nach zwei Monaten geht, ist das Geld weg. Besonders in der Wachstumsphase lohnt sich die Flexibilität.

Flexible-User-Plan

Abrechnung	Preis pro User/Monat
Jährlich	$90 (~€83)
Monatlich	$105 (~€97)

Der Vorteil: Du lizenzierst nur die User, die Zoho tatsächlich nutzen. 5 von 25 Mitarbeitern brauchen Zoho? Dann zahlst du nur 5 Lizenzen. Ideal für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden, die nicht administrativ arbeiten (Produktion, Lager, Aussendienst ohne CRM-Bedarf).

Support-Level

On top gibt es drei Support-Stufen:

Classic (inklusive): Mo-Fr, Antwortzeit maximal 8 Stunden (realistisch oft länger)
Premium (+20% auf Lizenzen): 24/5 Support, schnellere Reaktionszeit
Enterprise (+25%, min. 75 User): 24/7 Support, SLAs werden eingehalten

Mein Tipp: Für die meisten KMUs ist der Classic-Support okay, wenn du einen Zoho-Partner hast, der bei komplexen Themen einspringt. Der Partner hat oft schnelleren Zugang zum Support als du direkt.

Limits und Editionen

Jede App in Zoho One hat bestimmte Limits. Zum Beispiel:

Zoho CRM: Enterprise-Edition (nicht Ultimate). Für 1-200 User: 10 GB Datenspeicher (~5 Mio. Datensätze), 50 MB pro Datei
Zoho Desk: Enterprise-Edition
Zoho Books: Professional-Edition
Zoho Analytics: Enterprise-Edition

Die genauen Limits kannst du in den Tarifdetails auf der Zoho-Website nachschlagen. Viele Limits skalieren dynamisch mit der Anzahl der User — mehr User bedeutet mehr Speicher, mehr API-Calls und so weiter.

Zoho One einrichten: Die 5 wichtigsten Schritte

Die Einrichtung ist kein Hexenwerk, aber es gibt Fallstricke, die ich immer wieder sehe. Hier die wichtigsten Punkte, damit du es von Anfang an richtig machst.

1. Richtiges Land und IP-Adresse

Klingt banal, ist aber einer der häufigsten Fehler: Registriere dich nicht im Urlaub. Wenn du in Sardinien am Strand sitzt und dich mit italienischer IP anmeldest, wird dein Account mit Italien als Standort erstellt. Falsche Mehrwertsteuer, falsche Rechnungsadresse — das merkt dein Steuerberater spätestens nach einem Jahr, und dann ist das Geschrei gross. Nutze im Zweifelsfall ein VPN mit deinem Heimatland.

2. Admin-Account richtig anlegen

Der erste Account wird automatisch zum Super-Administrator. Nutze dafür keine persönliche E-Mail-Adresse. Wenn Danny aus der IT den Account mit danny@firma.ch erstellt und zwei Jahre später das Unternehmen verlässt, wird die Übergabe zum Alptraum. Erstelle den Super-Admin-Account mit einer unpersönlichen Adresse wie admin@firma.ch oder zoho@firma.ch.

3. Alle Apps einmal aktivieren

Nach der Registrierung sind nicht alle Apps automatisch aktiv. Geh ins Zoho Directory (Einstellungen), aktiviere alle Apps einmal, und weise sie dann gezielt den richtigen Usern zu. Nicht jeder braucht Zugriff auf alles — aber die Apps sollten bereit sein, wenn du sie brauchst.

4. Schritt für Schritt einführen

Die grösste Versuchung: Alles auf einmal ausrollen. Tu das nicht. Starte mit 3-5 Kern-Apps:

Phase 1 (Woche 1-4): CRM + Mail (oder dein E-Mail-System)
Phase 2 (Monat 2-3): Desk oder Projects (je nach Priorität)
Phase 3 (Monat 3-6): Books, Analytics, Marketing-Apps

Jede Phase sollte stabil laufen, bevor du die nächste startest.

5. Organisation und Sicherheit

Im Zoho Directory richtest du ein:

Organisationsdetails: Firmenname, Adresse, Branche
Benutzer und Rollen: Wer darf was sehen und tun
Sicherheit: 2-Faktor-Authentifizierung, Passwort-Richtlinien, IP-Einschränkungen
Single Sign-On (SSO): Ein Login für alle Apps

Der grösste Vorteil: Alles verbunden

Was Zoho One von einzelnen Tools unterscheidet, ist nicht die Qualität einer einzelnen App. Es ist die Verbindung zwischen allen Apps.

Ein konkretes Beispiel: Ein neuer Lead füllt auf deiner Website ein Formular aus (Zoho Forms). Der Lead landet automatisch in Zoho CRM. SalesIQ trackt sein Website-Verhalten. Dein Vertrieb ruft an und gewinnt den Deal. Aus dem Deal wird automatisch ein Projekt in Zoho Projects. Die Zeiterfassung der Mitarbeitenden fliesst in Zoho Books, wo die Rechnung generiert wird. Nach Projektabschluss geht eine Zufriedenheitsumfrage raus (Zoho Survey). Und wenn der Kunde Monate später ein Support-Ticket erstellt, sieht der Agent in Zoho Desk die komplette Geschichte — vom ersten Website-Besuch bis zur letzten Rechnung.

Das alles passiert automatisch, ohne Zapier, ohne Make, ohne API-Bastelei. Das ist der Suite-Effekt, und er ist der Grund, warum Zoho One für KMUs so wertvoll ist.

Meine ehrliche Einschätzung: Was empfehle ich — und was nicht

Nicht alle 46 Apps sind gleich stark. Hier meine persönliche Bewertung:

Absolute Empfehlung (täglich nutzen): CRM, Analytics, Desk, Flow, Books, Mail, SalesIQ, Bookings, Projects

Gut, für die meisten ausreichend: People, Campaigns, Social, Creator, Sign, Survey, PageSense

Okay, aber es gibt Besseres: Sites (mäh), Meeting (nur intern, extern → Zoom), Cliq (funktional, kein Slack), Vani (okay, nicht so umfangreich wie Miro)

Die schwächeren Apps nutzt du einfach nicht. Du zahlst dafür sowieso nicht extra — sie sind im Paket. Nutze Zoho für alles, wo es stark ist, und ergänze punktuell mit spezialisierten Tools, wo es nötig ist.

Zoho One vs. die Konkurrenz

Kriterium	Zoho One	Microsoft 365	Google Workspace
Preis/User/Mo	$37 (45+ Apps)	ab $6 (nur Office)	ab 7 CHF (nur Office)
CRM	✅ Enterprise	❌ (Dynamics separat)	❌ (nicht vorhanden)
Buchhaltung	✅ Professional	❌	❌
Helpdesk	✅ Enterprise	❌	❌
Marketing	✅ Campaigns + Social + PageSense	❌	❌
HR	✅ People + Recruit	❌	❌
Projektmanagement	✅ Enterprise	❌ (Planner = Basic)	❌
Analytics/BI	✅ Enterprise	Power BI (extra)	❌
Office-Apps	✅ Writer/Sheet/Show	✅ Word/Excel/PPT	✅ Docs/Sheets/Slides

Microsoft und Google sind Produktivitäts-Suiten. Zoho One ist eine Business-Suite. Der Vergleich ist unfair — und genau das ist der Punkt. Für ausführliche Vergleiche:

Für wen lohnt sich Zoho One?

Ja, wenn du:

Ein KMU mit 5-200 Mitarbeitenden bist
Im Dienstleistungsbereich arbeitest (Beratung, IT, Agentur, Treuhand)
Deinen Tool-Wildwuchs beenden willst
End-to-End-Prozesse automatisieren möchtest
Datenschutz ernst nimmst (Zoho = keine Werbung, kein Datenverkauf)

Nein, wenn du:

Ein produzierendes Unternehmen bist (→ Odoo)
In jeder Kategorie das absolut beste Tool brauchst
Dein Team kein Training akzeptiert
1.000+ Mitarbeitende hast (→ Salesforce/SAP-Territory)

Nächste Schritte

Testen: Zoho One 30 Tage kostenlos testen — keine Kreditkarte nötig
Videos schauen: Meine Zoho One Playlist auf YouTube erklärt jede App im Detail
Beratung buchen: In einem kostenlosen Erstgespräch analysieren wir deine aktuelle Situation und zeigen dir, wo Zoho One dir konkret helfen kann