Zoho One vs Microsoft 365: Business-Suite vs. Produktivitäts-Suite (2026)

Zoho One vs Microsoft 365 im ehrlichen Vergleich: Was bekommst du wirklich für dein Geld? Suite-Vergleich mit TCO-Rechnung, Praxis-Erfahrung und klarer Empfehlung.

Dieser Vergleich wird oft falsch aufgestellt. Die meisten Artikel vergleichen Zoho One mit Microsoft 365, als wären es gleichwertige Produkte. Das sind sie nicht. Microsoft 365 ist eine Produktivitäts-Suite — Word, Excel, PowerPoint, Teams und Outlook. Zoho One ist eine komplette Business-Suite mit über 45 Anwendungen, die von CRM über Buchhaltung bis HR alles abdeckt.

Der faire Vergleich wäre: Zoho One vs. Microsoft 365 plus Dynamics 365 plus diverse Zusatz-Tools. Und genau diesen Vergleich machen wir hier — mit echten Zahlen und Praxis-Erfahrung aus über 100 Projekten im DACH-Raum.

Was du für dein Geld bekommst

Microsoft 365 Business Standard für 12,50 Dollar pro User monatlich gibt dir Office-Apps (Word, Excel, PowerPoint), E-Mail (Outlook + Exchange), Videokonferenzen (Teams), Cloud-Speicher (OneDrive/SharePoint) und einige Collaboration-Tools. Für den Büroalltag ist das solide.

Aber was fehlt? Alles, was ein Unternehmen ausserhalb des Büroalltags braucht. Kein CRM, kein Helpdesk, keine Buchhaltung, kein Projektmanagement, kein Marketing, keine HR-Verwaltung. Für jede dieser Funktionen brauchst du entweder Microsofts eigene Enterprise-Produkte (Dynamics 365, Power Platform) oder Drittanbieter-Tools.

Zoho One für 37 Euro pro User monatlich gibt dir das alles in einem Paket: Zoho CRM für den Vertrieb, Zoho Books für die Buchhaltung, Zoho Desk für den Support, Zoho Projects für Projektmanagement, Zoho People für HR, Zoho Campaigns für E-Mail-Marketing, Zoho SalesIQ für Live-Chat und Visitor-Tracking, Zoho Analytics für Business Intelligence — und noch 37 weitere Apps.

Dazu kommen Office-Alternativen: Zoho Writer (Word-Äquivalent), Zoho Sheet (Excel-Äquivalent), Zoho Show (PowerPoint-Äquivalent), Zoho Mail und Zoho Cliq (Teams-Alternative).

💡 Der Kern-Unterschied: Microsoft 365 deckt deinen Büroalltag ab. Zoho One deckt dein gesamtes Unternehmen ab.

Der Elefant im Raum: Dynamics 365

Wenn du bei Microsoft bleiben und CRM-Funktionalität haben willst, brauchst du Dynamics 365. Und hier wird es teuer.

Dynamics 365 Sales Professional kostet 65 Dollar pro User monatlich. Sales Enterprise sogar 95 Dollar. Das ist wohlgemerkt NUR das CRM — kein Marketing, kein Helpdesk, keine Buchhaltung. Für Customer Service zahlst du weitere 50 Dollar pro User, für Finance (Buchhaltung/ERP) sogar 180 Dollar pro User.

Ein Beratungsunternehmen aus Winterthur hat mich letztes Jahr kontaktiert, weil ihre Microsoft-Rechnung explodiert war. 15 User mit M365 Business Standard plus Dynamics Sales Professional plus Business Central für die Buchhaltung. Monatliche Kosten: über 2.800 Euro. Nach der Migration auf Zoho One plus M365 Basic zahlen sie jetzt 660 Euro — für deutlich mehr Funktionalität.

Dynamics 365 ist ein mächtiges Enterprise-Tool. Für Grosskonzerne mit komplexen ERP-Anforderungen kann es die richtige Wahl sein. Für KMUs mit 5-50 Mitarbeitern ist es in den allermeisten Fällen massiv überdimensioniert und überteuert.

Preisvergleich: Die ehrliche Rechnung

Lass uns die Kosten für ein 10-User-Team durchrechnen — realistisch, nicht Marketing-Broschüren-Style.

Szenario 1: Microsoft-only (M365 + Dynamics Sales Pro) Dein Team bekommt Office-Apps und ein CRM. Monatliche Kosten: rund 720 Euro. Aber du hast immer noch keinen Helpdesk, keine Buchhaltung und kein Marketing-Tool. Wenn du das alles über Microsoft abdecken willst (Business Central, Dynamics Customer Service, etc.), bist du schnell bei 1.500+ Euro monatlich.

Szenario 2: M365 + Drittanbieter-Toolstack Die meisten KMUs gehen diesen Weg: M365 für Office, dazu ein separates CRM (Pipedrive, HubSpot), Helpdesk (Freshdesk), Buchhaltung (Bexio, sevDesk) und Marketing (Mailchimp). Monatliche Kosten: rund 740 Euro. Plus der Aufwand, all diese Tools miteinander zu verbinden.

Szenario 3: Zoho One allein Alles inklusive für 370 Euro monatlich. CRM, Buchhaltung, Helpdesk, Projektmanagement, HR, Marketing, Office-Apps — alles integriert, alle Daten synchronisiert.

Szenario 4: Zoho One + M365 Basic (meine Empfehlung) Für Teams, die auf Word und Excel nicht verzichten können: Zoho One für die Business-Funktionen, M365 Basic für Office-Apps und Outlook. Monatliche Kosten: rund 430 Euro. Du bekommst das Beste aus beiden Welten — und sparst trotzdem über 300 Euro pro Monat gegenüber dem Toolstack-Szenario.

💰 Ersparnis: Zoho One spart einem 10-User-Team gegenüber dem typischen M365+Toolstack-Ansatz rund 4.400 Euro pro Jahr. Mit wachsendem Team steigt die Ersparnis linear.

Microsoft 365 wird ab Juli 2026 teurer

Wichtiger Kontext: Microsoft hat angekündigt, die Preise zum 1. Juli 2026 zu erhöhen. Business Basic steigt von 6 auf 7 Dollar, Business Standard von 12,50 auf 14 Dollar, und die Enterprise-Pläne werden 5-33% teurer. Die Begründung: neue KI-Features (Copilot) und Sicherheits-Upgrades.

Zoho One hat seine Preise seit 2023 nicht erhöht. Das ist kein Zufall — Zoho ist ein privates, schuldenfreies Unternehmen ohne Druck von Aktionären, die quartalsweise steigende Margen sehen wollen. Microsoft muss als börsennotiertes Unternehmen die Preise regelmässig anheben, um Wall Street zufriedenzustellen.

Für deine langfristige Budgetplanung bedeutet das: Bei Microsoft 365 musst du mit regelmässigen Preiserhöhungen rechnen. Bei Zoho One ist die Preisgestaltung deutlich stabiler.

Wo Microsoft 365 unschlagbar ist

Ich bin Zoho-Berater, aber ich bin auch ehrlich. Es gibt Bereiche, in denen Microsoft 365 klar vorne liegt.

Office-Apps: Word, Excel und PowerPoint sind der Industriestandard. Zoho Writer, Sheet und Show sind solide Alternativen, aber wenn dein Team täglich komplexe Excel-Modelle baut oder Word-Dokumente mit Kunden austauscht, ist Microsoft die sichere Wahl. Die Kompatibilität ist einfach besser — keine Formatierungsprobleme bei .docx oder .xlsx.

Teams: Microsoft Teams ist das mit Abstand verbreitetste Tool für Videokonferenzen und Team-Chat in Unternehmen. Zoho Cliq und Zoho Meeting sind funktionale Alternativen, aber Teams hat den Netzwerkeffekt auf seiner Seite. Deine Kunden und Partner nutzen wahrscheinlich schon Teams.

Active Directory / Entra ID: Für Unternehmen mit Windows-Infrastruktur ist die Integration von M365 mit Active Directory ein grosser Vorteil. Single Sign-On, Geräteverwaltung (Intune), Sicherheitsrichtlinien — das Microsoft-Ökosystem ist hier tief integriert.

Enterprise-Compliance: In regulierten Branchen (Banken, Pharma, öffentlicher Sektor) sind Microsoft-Zertifizierungen oft Pflicht. Microsoft hat jahrzehntelange Erfahrung mit Enterprise-Compliance und bietet spezialisierte Tools wie Purview für Datenklassifizierung und Governance.

Wo Zoho One Microsoft schlägt

CRM und Vertrieb: Zoho CRM ist ein vollwertiges CRM-System, das es locker mit Dynamics 365 Sales aufnimmt — für einen Bruchteil der Kosten. Pipeline-Management, Lead-Scoring, Automations, KI-Prognosen mit Zia — alles inklusive bei Zoho One. Bei Microsoft brauchst du Dynamics 365 Sales für mindestens 65 Dollar pro User extra.

Marketing: Zoho Campaigns für E-Mail-Marketing, Zoho Social für Social Media, Zoho SalesIQ für Website-Tracking und Live-Chat, Zoho PageSense für A/B-Tests und Heatmaps. Microsoft hat für Marketing-Automation praktisch nichts im Standard-Angebot. Dynamics 365 Marketing startet bei 1.500 Dollar monatlich.

Buchhaltung und Finanzen: Zoho Books deckt Rechnungsstellung, Buchhaltung und Bankabgleich ab — inklusive bei Zoho One. Microsofts Äquivalent, Dynamics 365 Business Central, kostet 70 Dollar pro User monatlich. Für ein 10-User-Team sind das 700 Dollar extra — nur für Buchhaltung.

Helpdesk: Zoho Desk bietet Ticket-Management, Self-Service-Portal und Multi-Channel-Support — inklusive. Dynamics 365 Customer Service kostet weitere 50 Dollar pro User.

Alles-aus-einer-Hand: Der grösste Vorteil von Zoho One ist die nahtlose Integration aller Apps untereinander. Ein Lead kommt über SalesIQ rein, wird in Zoho CRM qualifiziert, das Angebot geht raus, die Rechnung erstellt Zoho Books automatisch, das Projekt wird in Zoho Projects getrackt und bei Support-Anfragen greift Zoho Desk. Alles ohne Schnittstellen, Zapier oder manuelle Datenübertragung.

Die Hybrid-Strategie: Meine Empfehlung

Für die meisten KMUs empfehle ich nicht „Zoho One statt Microsoft 365”, sondern „Zoho One plus M365 Basic”. Warum?

Die Realität ist: Dein Team kennt Word und Excel. Deine Kunden schicken dir .docx-Dateien. Dein Steuerberater will Excel-Tabellen. Dein Team nutzt Teams für Meetings. Das komplett umzustellen wäre unnötiger Aufwand und Widerstand.

Stattdessen: Behalte M365 Basic (ab 6 Dollar pro User) für Office-Apps, Outlook und Teams. Nutze Zoho One für alles, was Microsoft nicht abdeckt — CRM, Buchhaltung, Marketing, Helpdesk, Projektmanagement, HR. Du bekommst das Beste aus beiden Welten für rund 43 Euro pro User monatlich.

Ein Handelsunternehmen aus Aargau fährt genau diese Strategie seit 18 Monaten. Die Mitarbeitenden arbeiten weiter in Word und Excel, telefonieren über Teams — aber der Vertrieb läuft über Zoho CRM, Rechnungen über Zoho Books, und der Kundensupport über Zoho Desk. Die monatlichen Software-Kosten sind um 40% gesunken, und die Datenqualität hat sich massiv verbessert, weil alles in einem System zusammenläuft.

Für wen ist welche Lösung die richtige?

Microsoft 365 allein macht Sinn für Teams, die wirklich nur Office-Produktivität brauchen. Kleine Agenturen, Anwaltskanzleien oder Steuerberater, die hauptsächlich Dokumente erstellen, E-Mails schreiben und Meetings halten. Kein CRM nötig, keine Marketing-Automation, Buchhaltung läuft über den Treuhänder.

Zoho One allein ist ideal für KMUs, die eine komplette Business-Plattform wollen und bereit sind, die Zoho-Office-Apps statt Microsoft zu nutzen. Besonders attraktiv für Startups und junge Unternehmen, die von Anfang an auf ein integriertes System setzen können, ohne Legacy-Microsoft-Abhängigkeiten.

Zoho One + M365 Basic (meine Empfehlung für 80% der KMUs) kombiniert die Stärken beider Welten: Microsofts Office-Apps und Teams für den Büroalltag, Zoho One für alle Business-Prozesse. Maximale Funktionalität, minimale Kosten, null Kompromisse.

Migration: Von M365-only zu Zoho One

Die gute Nachricht: Du musst Microsoft 365 nicht abschaffen. Zoho One existiert problemlos parallel. Die Migration läuft typischerweise in Phasen:

Phase 1 (Woche 1-2): Zoho CRM einrichten, Kontakte und Deals importieren, Pipeline konfigurieren. Dein Vertrieb arbeitet ab sofort in Zoho statt in Excel oder Outlook-Kontakten.

Phase 2 (Woche 3-4): Zoho Books für Buchhaltung einrichten, Bankanbindung, Rechnungsvorlagen. Zoho Desk für Support-Tickets einrichten, falls relevant.

Phase 3 (Monat 2-3): Marketing-Automation aufsetzen (Campaigns, SalesIQ), Prozesse automatisieren, Team schulen.

Phase 4 (optional): Microsoft-Lizenzen von Standard/Premium auf Basic downgraden. Dynamics 365 kündigen, falls vorhanden. Hier realisierst du die grössten Einsparungen.

Für Landing Pages empfehle ich übrigens Onepage.io, das sich sauber mit Zoho CRM verbinden lässt — deutlich flexibler als Microsofts Power Pages oder Zohos eigener Page-Builder.

Das Urteil

Microsoft 365 ist eine hervorragende Produktivitäts-Suite. Aber als Business-Plattform für KMUs ist es unvollständig — und die fehlenden Bausteine (CRM, Marketing, Buchhaltung) nachzurüsten wird teuer und fragmentiert.

Zoho One bietet für 37 Euro pro User eine komplette Business-Suite, die Microsoft 365 in Kombination mit Dynamics 365 erst für ein Vielfaches des Preises erreicht. Die Integration ist nahtlos, die Preise stabil, und das System wächst mit deinem Unternehmen mit.

Meine Empfehlung: Teste Zoho One 30 Tage kostenlos, parallel zu deinem bestehenden Microsoft-Setup. Du wirst schnell merken, wie viel du bisher für Lücken bezahlt hast, die eine integrierte Suite gar nicht erst entstehen lässt.

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