Zoho Projects vs Asana vs Monday.com: Projektmanagement-Vergleich für KMUs (2026)

Zoho Projects, Asana und Monday.com im ehrlichen Vergleich: Preise, Features, TCO und Praxis-Erfahrung. Welches PM-Tool passt zu deinem Team?

Projektmanagement-Tools gibt es wie Sand am Meer. Aber drei Namen dominieren die Shortlists: Asana als UX-Liebling, Monday.com als buntes Work-OS und Zoho Projects als Teil einer kompletten Business-Suite. Alle drei versprechen bessere Zusammenarbeit, mehr Übersicht und weniger Chaos. Aber welches Tool hält, was es verspricht?

In über 100 Implementierungen habe ich gesehen, wie Teams an ihren PM-Tools scheitern — nicht weil das Tool schlecht ist, sondern weil es nicht zum Arbeitsmodell passt. Asana ist kein Ersatz für echtes Projektmanagement. Monday ist kein klassisches PM-Tool. Und Zoho Projects ist mehr als nur ein Gantt-Chart. Dieser Vergleich hilft dir, die richtige Entscheidung zu treffen.

Drei Tools, drei Welten

Der wichtigste Unterschied liegt nicht in den Features. Es ist die Grundphilosophie.

Asana wurde 2008 von Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz ins Leben gerufen — als Antwort auf die Frage, wie Teams ihre Arbeit koordinieren. Asana ist ein Task- und Workflow-Management-Tool mit der besten Benutzeroberfläche im Markt. Clean, intuitiv, durchdacht. Aber: Asana ist kein klassisches Projektmanagement-Tool. Es gibt kein eingebautes Time Tracking, kein Budget-Management, kein Earned Value Management.

Monday.com nennt sich selbst “Work OS” — ein Betriebssystem für Arbeit. Das klingt gross, und das Board-System ist tatsächlich extrem flexibel. Du kannst damit Projekte tracken, CRM-Daten verwalten, HR-Prozesse abbilden oder Marketing-Kampagnen planen. Monday ist ein Schweizer Taschenmesser, das vieles kann — aber nichts davon in der Tiefe eines spezialisierten Tools.

Zoho Projects ist ein klassisches Projektmanagement-Tool. Gantt-Charts mit Critical Path, Baselines, Earned Value Management, Issue Tracker, Timesheets und Budget-Management. Es macht weniger Spass als Asana und sieht nicht so bunt aus wie Monday. Aber wenn du echtes Projektmanagement brauchst — mit Abhängigkeiten, Meilensteinen und Ressourcenplanung — ist Zoho Projects das einzige Tool in diesem Vergleich, das dafür gebaut wurde.

Preisvergleich: Hier wird’s interessant

Die Preisunterschiede sind in dieser Kategorie besonders krass. Lass dir das auf der Zunge zergehen.

Plan-Level	Zoho Projects	Monday.com	Asana
Free	3 User, 3 Projekte	2 Seats, 3 Boards	10 User, begrenzt
Einstieg	Premium: $4/User	Basic: €9/Seat	Starter: $10.99/User
Produktiv	Enterprise: $9/User	Standard: €12/Seat	Advanced: $24.99/User
Premium	Ultimate: ~$13/User	Pro: €19/Seat	Enterprise: Custom

Zoho Projects Enterprise für 9 Dollar pro User ist billiger als Asanas Einstiegsplan. Das muss man sich vergegenwärtigen: Für den Preis von Asana Starter bekommst du bei Zoho den vollen Enterprise-Plan mit Critical Path, Baselines, Custom Roles und SLA-Management.

Monday.com liegt preislich dazwischen, hat aber einen Haken: Das Mindest-Seat-Modell. Du kaufst mindestens 3 Seats, danach in 5er-Schritten. Ein Team mit 6 Personen zahlt für 10 Seats. Bei €19/Seat (Pro) sind das €190 statt €114. Du zahlst für leere Stühle.

TCO: 10 User, ein Jahr, produktiver Plan

Rechnen wir konkret. Ein Team mit 10 Usern, die einen Plan brauchen, der Gantt-Charts (oder vergleichbares), Automations und Reporting bietet.

Zoho Projects Enterprise: 10 × $9 × 12 = $1.080/Jahr (~1.000 €). Critical Path, Baselines, Custom Roles, Issue Tracker mit SLA, Timesheets, Budget-Management — alles dabei. Oder über Zoho One für ~45 €/User: 5.400 €/Jahr für alle 45+ Apps inklusive CRM, Buchhaltung, Helpdesk und Projektmanagement.

Monday.com Pro: 10 × €19 × 12 = €2.280/Jahr. Private Boards, Chart View, Time Tracking, Formula Columns, 25.000 Automations pro Monat. Solide, aber kein Critical Path und kein Earned Value Management.

Asana Advanced: 10 × $24.99 × 12 = $2.999/Jahr (~2.780 €). Portfolios, Goals, Custom Fields, Proofing und Approvals. Aber: Kein eingebautes Time Tracking, kein Budget-Management, kein Issue Tracker. Für diese Features brauchst du Drittanbieter-Integrationen — die extra kosten.

💰 Fazit: Zoho Projects Enterprise kostet ein Drittel von Asana Advanced — und bietet Features (Time Tracking, Budget, Critical Path), die Asana gar nicht hat. Monday liegt dazwischen, kommt aber ohne echte PM-Tiefe.

Gantt-Charts und Projektplanung

Für klassisches Projektmanagement sind Gantt-Charts mit Abhängigkeiten das Herzstück. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen.

Zoho Projects bietet vollwertige Gantt-Charts mit allen vier Abhängigkeitstypen (Finish-to-Start, Start-to-Start, Finish-to-Finish, Start-to-Finish). Dazu kommen Critical Path — die Visualisierung des längsten Pfads, bei dem jede Verzögerung das Projektende verschiebt — und Baselines zum Vergleich von Plan vs. Realität. Das ist echtes Projektmanagement, wie es PMI und PRINCE2 definieren. Earned Value Management (EVM) analysiert Kosten- und Zeitplan-Performance in Echtzeit. Kein anderes Tool in diesem Vergleich bietet das.

Asana hat eine Timeline-Ansicht, die optisch einem Gantt-Chart ähnelt. Abhängigkeiten sind möglich, aber nur Finish-to-Start. Kein Critical Path, keine Baselines, kein EVM. Für einfache Projektpläne reicht das. Für komplexe Projekte mit dutzenden Abhängigkeiten nicht.

Monday.com bietet Gantt- und Timeline-Views ab dem Standard-Plan (€12/Seat). Die Darstellung ist visuell ansprechend und das Drag & Drop funktioniert gut. Aber auch hier: nur einfache Abhängigkeiten, kein Critical Path, kein Baseline-Vergleich. Monday zeigt dir hübsch, was passiert — aber sagt dir nicht, wo das Risiko liegt.

Time Tracking und Budget

Hier offenbart sich der grösste Unterschied zwischen Projektmanagement und Task-Management.

Zoho Projects hat Timesheets und Time-Logging nativ eingebaut — ab dem Premium-Plan für 4 Dollar pro User. Dein Team loggt Stunden gegen Tasks, du siehst Budget vs. Actual in Echtzeit, und am Monatsende exportierst du alles für die Abrechnung. Mit Zoho Books oder Zoho Invoice wird die Zeiterfassung direkt zur Rechnung. Kein Copy-Paste, kein Excel-Export.

Asana hat kein eingebautes Time Tracking. Du brauchst Drittanbieter wie Harvest, Toggl oder Clockify. Die Integration funktioniert, aber es sind zusätzliche Kosten ($8-12/User bei Harvest) und eine weitere Datenquelle, die gepflegt werden muss. Budget-Management? Gibt es bei Asana nicht. Du trackst Geld in einem Custom Field — ohne Auswertungen, ohne Forecasting, ohne Earned Value.

Monday.com hat Time Tracking ab dem Pro-Plan (€19/Seat). Das funktioniert gut für einfache Zeiterfassung. Aber Budget-Management im PM-Sinne (Plan vs. Actual, EVM, Forecast) bietet auch Monday nicht. Du kannst eine Zahlenspalte “Budget” anlegen, aber das ist wie Buchhaltung in Excel — technisch möglich, praktisch sinnlos.

Automations: Workflows ohne Code

Alle drei Tools bieten No-Code-Automations. Aber die Limits unterscheiden sich massiv.

Monday.com hat das flexibelste Automation-System. “Wenn X passiert, dann mache Y” — mit hunderten von Triggern und Aktionen. Das Problem: Der Standard-Plan begrenzt dich auf 250 Automations pro Monat. Für ein aktives Team mit 10 Usern sind die nach zwei Wochen aufgebraucht. Erst der Pro-Plan (€19/Seat) gibt dir 25.000 Automations. Das Automation-Limit ist Mondays grösste versteckte Kostenfalle.

Asana bietet Workflows mit einem visuellen Builder. Rules (If/Then-Logik) sind ab dem Starter-Plan verfügbar, aber die Anzahl ist begrenzt. AI-gestützte Workflows über AI Studio sind ein spannendes Feature, aber noch jung und nur für Advanced/Enterprise verfügbar.

Zoho Projects setzt auf Business Rules und Webhooks — weniger visuell als Monday, aber ohne künstliche Limits. Ab dem Enterprise-Plan kannst du Custom Functions in Deluge (Zohos Scriptsprache) schreiben, was deutlich mehr Flexibilität bietet als die No-Code-Builder der Konkurrenz. Und durch die Zoho-Suite-Integration kannst du Automations bauen, die über das PM hinausgehen: Ein abgeschlossener Meilenstein triggert automatisch eine Rechnung in Zoho Books oder ein Follow-up in Zoho CRM.

Der Suite-Effekt: Zohos unfairer Vorteil

Hier liegt Zoho Projects’ grösster Trumpf — und er hat nichts mit Gantt-Charts zu tun.

Asana ist ein Projektmanagement-Tool. Monday ist ein Work OS. Beide existieren als Inseln. Du verbindest sie über Integrationen mit deinem CRM, deiner Buchhaltung, deinem Helpdesk. Das funktioniert, aber jede Integration ist ein potenzieller Bruchpunkt. Wenn Zapier ausfällt, fliesst keine Information mehr.

Zoho Projects ist Teil des Zoho-Ökosystems. Ein Projekt wird aus einem Deal in Zoho CRM erstellt — mit allen Kundendaten, Budget und Deadline. Tasks erzeugen Zeiteinträge, die in Zoho Books zur Rechnung werden. Bugs aus dem Issue Tracker fliessen zu Zoho Desk für den Kundensupport. Und Zoho Analytics zeigt dir Projekt-Performance neben Vertriebs- und Finanzkennzahlen.

Ein Zoho-One-Kunde mit 10 Usern zahlt rund 5.400 Euro im Jahr und bekommt alle 45+ Apps: CRM, Projektmanagement, Buchhaltung, Helpdesk, Marketing, HR, Analytics und mehr. Bei Asana Advanced plus HubSpot CRM plus Xero plus Zendesk bist du bei 15.000 Euro aufwärts — für weniger Integration.

Benutzeroberfläche: Wo die Emotionen spielen

Lass mich ehrlich sein: In Sachen UI gewinnt Asana. Haushoch.

Asana hat die cleanste, intuitivste Benutzeroberfläche im PM-Markt. Jeder Klick sitzt, die Animationen sind flüssig, und neue User finden sich in Minuten zurecht. Das Onboarding-Erlebnis ist so gut, dass Teams Asana tatsächlich nutzen — statt es nach zwei Wochen zu ignorieren. Und das ist der wichtigste Faktor für den Erfolg eines PM-Tools: Adoption.

Monday.com setzt auf Farben und visuelle Flexibilität. Die Boards sind bunt, anpassbar und machen Spass. Für Marketing-Teams und Kreativagenturen, die ihre Arbeit visuell organisieren wollen, ist Monday’s Interface ideal. Es fühlt sich weniger nach “Software” an und mehr nach “Werkzeug”.

Zoho Projects hat in den letzten Jahren aufgeholt, ist aber ehrlich gesagt immer noch nicht auf dem Niveau von Asana oder Monday. Die Oberfläche ist funktional und übersichtlich, aber nicht so poliert. Für PM-Profis, die Features über Design stellen, ist das kein Problem. Für Teams, bei denen Adoption der grösste Risikofaktor ist, kann es einer sein.

🎯 Praxis-Tipp: Die beste Software ist die, die dein Team tatsächlich nutzt. Wenn Adoption dein Hauptproblem ist, teste Asana. Wenn Budget und PM-Tiefe entscheidend sind, nimm Zoho Projects. Wenn Flexibilität zählt, schau dir Monday an.

Issue Tracking: Bugs und Support-Tickets

Ein oft übersehenes Feature: Zoho Projects hat einen vollwertigen Issue Tracker eingebaut. Bugs melden, Prioritäten setzen, SLAs definieren, Business Rules anwenden. Für Software-Teams, die Development und Bug-Tracking in einem Tool haben wollen, ist das ein starkes Argument. In Kombination mit Zoho Sprints (dem agilen Pendant) deckt Zoho beide Welten ab: klassisches PM und agiles Development.

Asana hat kein dediziertes Bug-Tracking. Du kannst Tasks als “Bugs” taggen, aber es fehlen Severity-Levels, SLAs und ein strukturierter Workflow dafür. Die meisten Entwicklerteams nutzen Asana parallel zu Jira — was den Zweck eines All-in-One-Tools konterkariert.

Monday hat “monday dev” als separates Produkt für Softwareentwicklung. Es bietet Sprint-Management, Bug-Tracking und Roadmaps. Aber es ist ein eigenständiges Produkt mit eigenem Pricing, nicht einfach ein Feature im Standard-monday.com.

Für wen ist welches Tool?

Nach hunderten PM-Implementierungen ist mein Fazit differenziert aber klar.

Asana ist die richtige Wahl für kreative Teams, Marketing-Abteilungen und Unternehmen, bei denen User-Adoption das grösste Risiko ist. Die Benutzeroberfläche ist unübertroffen, und Workflows mit AI Teammates zeigen die Zukunft. Aber: Sobald du Time Tracking, Budget-Management oder echtes PM brauchst, stösst Asana an seine Grenzen.

Monday.com passt zu Teams, die maximale Flexibilität wollen. Das Board-System kann praktisch alles abbilden, und die Automations (ab Pro) sind mächtig. Ideal für Agenturen, Freelancer-Teams und Unternehmen, die kein klassisches PM brauchen. Aber: Achte auf das Seat-Minimum und die Automation-Limits.

Zoho Projects ist meine Empfehlung für KMUs, die echtes Projektmanagement brauchen — und mehr als nur ein PM-Tool. Gantt mit Critical Path, Budget-Tracking, Issue Management und Suite-Integration zum Bruchteil des Preises. Die UI ist nicht so sexy wie Asana, aber die Substanz ist stärker. Und mit Zoho One bekommst du ein komplettes Business-Ökosystem statt einer Tool-Insel.